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質問メールについて

●返信は２４時間以内に行う、それ以降は『返信が遅れてすみませんでした』と謝罪の言葉を記載する

メールをよこした相手にとって、今すぐに返事が欲しいのが理想です。ですから基本としては出来るだけ早く返信です！それ以外は謝罪の気持ちを必ず記載し、相手にこちらの誠意を言葉をして書き加えてください

●客からの、質問メールに書かれている文字以上の言葉の数で、返信する

せっかくあなたの宿に興味をもってメールをよこしてくれたのに、短い文章で返信するのは失礼です。大切な時間を使ってあなたの宿にメールをよこしてくれたのですから、礼儀として相手のメールに書かれている文字の数以上に、あなたの言葉で返答してあげてください。

●質問された内容はしっかり返答し、質問に関連するようなことまで親切に返答してあげる

例えば「コンビニは近くにありますか？」という質問メールがあった場合、「コンビにはすぐ近くにあります」とだけ返信したのでは、宿の誠意が伝わりません。その場合「コンビニは徒歩○分の距離にあります。その他、酒屋が徒歩○分、居酒屋が徒歩○分にあり繁華街も数メートル先にあります。宿は夜の出入りは自由なので、風邪などひかないようにお気をつけて外出してくださいね」などという具合に、質問内容にだけ返答するのではなく、それ以外に関連するような事まで説明してあげるのが親切ですよね。

●文字サイズは１２以上に設定し、専門用語は使わず、誰にでもわかるような言葉で文を書く

メール相手の年齢はわかりません。若い方かもしれないしお年寄りかもしれないし、目が不自由な人かもしれません。ですから誰でもわかる文字サイズにしてあげ、わかりやすい言葉で返答してあげましょう。専門用語を使うことは、あくまでもあなたの自己満足以外のなにもでもありません。そのことをよく理解し、文章を書き込んでください。

●文を書くときは相手に話しかけている様な言葉を使う。

相手に親近感を持たせる方法として≪話しかけているような言葉≫で文章を書きましょう。メールの段階から接客は始まっています。相手に≪すでにあなたの宿に予約が決まっているような感覚≫を与えるためにも、≪話しかけているような言葉≫を使うことはとても重要な戦略の一つです。

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